שיתוף יומן גוגל: איך נותנים גישה ובוחרים הרשאות

איך מגדירים שיתוף יומן גוגל במחשב

לפני שמתחילים, ודאו שהיומן בבעלותכם או שקיבלתם הרשאה לבצע שינויים ולנהל את השיתוף. בחשבון של מקום עבודה או מוסד לימודים, מנהל המערכת יכול להגביל את אפשרויות השיתוף.

1. פתחו את יומן גוגל במחשב ומצאו את הרשימה ״היומנים שלי״.
2. ליד היומן הרצוי, פתחו את תפריט האפשרויות ובחרו ״הגדרות ושיתוף״.
3. בקטע ״עם מי היומן משותף?״ בחרו ״הוספת אנשים וקבוצות״.
4. הזינו את כתובת הדוא״ל של האדם או קבוצת גוגל.
5. בחרו הרשאה לפי הצורך: צפייה בזמינות, צפייה בפרטים או עריכה. הטבלה שבהמשך מסבירה את ההבדלים.
6. לחצו על ״שליחה״. המקבלים צריכים לפתוח את ההודעה וללחוץ על הקישור כדי להוסיף את היומן.

אלה השלבים שמופיעים בהוראות השיתוף של גוגל למחשב, נכון ל־30 באוקטובר 2026. להיכרות עם יצירת אירועים ותזכורות, אפשר להיעזר גם במאמר על ניהול פגישות ביומן גוגל.

איך בוחרים הרשאה שמתאימה לעבודה

בחרו הרשאה לפי הפעולה שהאדם צריך לבצע. לתיאום מועדים אפשר להתחיל מצפייה בזמינות; מי שצריך לדעת היכן מתקיימת פגישה עשוי להזדקק לפרטי האירועים. הרשאת ניהול השיתוף מתאימה למי שאמור להחליט גם מי עוד יקבל גישה ליומן.

לפי הסבר ההרשאות של גוגל, הרשאות רחבות יותר גוברות כאשר יש התנגשות בין הגדרות. לדוגמה, אם היומן ציבורי ופרטי האירועים גלויים, הגבלת אדם מסוים לצפייה בזמינות אינה מסתירה ממנו את הפרטים הציבוריים.

גוגל מונה חמש רמות: צפייה בפנוי/עסוק בלבד, צפייה בכל פרטי האירועים, עריכה כשאירועים פרטיים מוצגים כזמינות בלבד, עריכה עם צפייה בפרטים, ועריכה עם ניהול השיתוף. ברמה השלישית, אירוע פרטי שמסומן כעסוק מופיע כחסימת זמן בלי פרטים, ואירוע פרטי שמסומן כפנוי אינו מופיע כלל.

נניח שאתם מנהלים צוות וצריכים שעובדת תתאם עבורכם פגישות, בלי לקרוא אירועים אישיים. הרשאת העריכה שמציגה אירועים פרטיים כזמינות בלבד עשויה להתאים, בתנאי שהאירועים האישיים אכן מוגדרים פרטיים. לפני שנותנים גישה, הגדירו במילים פשוטות מה העובדת צריכה לראות ומה היא צריכה לשנות.

מתי עדיף ליצור יומן משותף נפרד

אם המטרה היא לנהל משמרות, מועדי פרסום או פעילות משפחתית, אפשר ליצור יומן ייעודי ולשתף אותו. כך תוכלו לבחור אילו אירועים ייכנסו ליומן המשותף, בלי לערבב בתוכו את כל לוח הזמנים האישי.

לפי הוראות גוגל ליצירת יומן, יוצרים יומן חדש בדפדפן: ליד ״יומנים אחרים״ פותחים את תפריט ההוספה, בוחרים ביצירת יומן חדש, מזינים שם ותיאור ומאשרים. לאחר היצירה אפשר למצוא אותו גם באפליקציה ולשתף אותו עם האנשים המתאימים.

נניח שאתם מפעילים סטודיו עם מדריכים מתחלפים. אפשר לקרוא ליומן ״פעילות הסטודיו״, להזין בו את השיעורים ולתת למדריכים צפייה בפרטים. למי שאחראי לשיבוץ אפשר להציע הרשאת עריכה. זו דוגמה לתכנון הרשאות; גוגל אינה דורשת אותה.

אם היומן משמש עסק, שאלת הבעלות והניהול קשורה גם לאופן שבו אתם מנהלים את חשבונות העובדים. המאמר על סביבת העבודה של גוגל לעסק קטן מרחיב על בחירת סביבת העבודה העסקית.

איך משתפים מהטלפון ומוסיפים את היומן

נכון ל־30 באוקטובר 2026, עמוד העזרה של גוגל לאנדרואיד כולל הוראות לשיתוף מתוך האפליקציה. פותחים את התפריט, נכנסים להגדרות ובוחרים את היומן. באזור השיתוף מוסיפים אנשים או קבוצות, בוחרים הרשאה ושומרים. אפשר להוסיף כמה אנשים בבת אחת.

גם בתהליך הזה המקבלים מקבלים הודעה בדוא״ל ונדרשים ללחוץ על הקישור כדי להוסיף את היומן. אם אפשרות השיתוף אינה מופיעה אצלכם, בצעו את ההגדרה במחשב ובדקו אם החשבון כפוף להגבלות של מקום העבודה.

יש הבדל בין מתן גישה ליומן לבין הרשמה ליומן של אדם אחר. לפי הוראות ההרשמה של גוגל, הרשמה ליומן חדש נעשית בדפדפן במחשב ולא מהאפליקציה. שם אפשר לפתוח את תפריט ההוספה ליד ״יומנים אחרים״, לבחור הרשמה ליומן ולהזין את כתובת הדוא״ל של בעליו.

אם היומן עדיין אינו משותף איתכם, בעליו יקבל בקשת גישה בדוא״ל ויבחר את ההרשאה. לאחר האישור היומן מופיע תחת ״יומנים אחרים״, ואם הוא כבר שותף איתכם הוא מופיע שם מיד. עצם הזנת כתובת הדוא״ל אינה מעניקה הרשאה לראות את התוכן. יומן ציבורי אפשר להוסיף גם דרך הכתובת שלו.

כדי להסתיר יומן שנרשמתם אליו, מבטלים את הסימון שלו תחת ״יומנים אחרים״. לפי גוגל, הרשמה ליותר מ־400 יומנים עלולה לפגוע בביצועים.

מה מסתיר אירוע פרטי ומה חושף שיתוף ציבורי

ההרשאה ליומן והגדרת החשיפה של אירוע מסוים פועלות יחד. לפי הסבר גוגל על חשיפת אירועים, לאירוע יש שלוש הגדרות: ברירת מחדל, ציבורי ופרטי. ברירת המחדל עוקבת אחרי הגדרות השיתוף של היומן.

אירוע פרטי מסתיר את פרטיו מכולם חוץ מכם ומאנשים שנתתם להם הרשאת עריכה או צפייה בפרטים. אחרים רואים רק שאתם עסוקים. שעות ההתחלה והסיום והיוצר של אירוע פרטי עדיין גלויים למוזמנים.

אירוע שמוגדר ציבורי חושף את פרטיו לכל מי שיש לו גישה ליומן, גם אם ההגדרה הכללית מציגה זמינות בלבד. לכן, אם אתם משתפים יומן לצורך תיאום מועדים, בדקו גם את הגדרות האירועים הרגישים.

אירוע חוזר חולק הגדרת חשיפה אחת, ולכן שינוי באירוע אחד בסדרה משנה את כולם. משימות בלי תאריכי התחלה וסיום הן תמיד פרטיות.

שיתוף היומן כולו באופן ציבורי מיועד לתוכן שאתם רוצים לפרסם. גוגל מסבירה שיומן ציבורי יכול להופיע בתוצאות חיפוש, אם האתר שבו הוא מפורסם ניתן לחיפוש. אפשר לבחור אם הציבור יראה את כל הפרטים או זמינות בלבד, והעמוד מומלץ לבחירה בזמינות כשאינכם רוצים שיקראו את פרטי האירועים. ההגדרה נעשית במחשב בלבד, כפי שמפורט בהוראות לניהול יומן ציבורי. שינויים נכנסים לתוקף בדרך כלל תוך דקות, ולעיתים עד ארבע שעות.

למשל, יומן של הרצאות פתוחות לקהל עשוי להתאים לפרסום ציבורי. ליומן של פגישות לקוחות עדיף בדרך כלל לבחור שיתוף עם אנשים מוגדרים ולבחון את רמת הגישה הנחוצה לכל אחד.

מה לבדוק כשההזמנה או ההרשאות לא עובדות

אם ההזמנה לא הגיעה, ודאו שהכתובת נכונה ובקשו מהמקבל לבדוק בתיקיית הספאם ובאשפה, וגם לחפש בתיבת הדוא״ל את ההזמנה. גוגל מציעה גם להסיר את האדם מרשימת השיתוף ולהוסיף אותו מחדש. אם חסרה אפשרות שיתוף בחשבון ארגוני, פנו למנהל המערכת.

אם המקבל רואה יותר מידע מהמתוכנן, בדקו את הרשאות היומן הציבוריות והארגוניות, את ההרשאה האישית שלו ואת הגדרת החשיפה של האירוע עצמו. שינוי בהרשאה האישית לבדה עשוי שלא להספיק כשהמידע נגיש דרך הגדרה רחבה יותר.

כדי להסיר גישה של אדם או קבוצה, חזרו ל״הגדרות ושיתוף״ של היומן ולחצו על סמל ההסרה ליד השם. אם הפעלתם גם שיתוף ציבורי או ארגוני, כבו את ההגדרה המתאימה בנפרד. הפעולות מפורטות בהוראות להפסקת שיתוף.

רשימת בדיקה לפני שמסתמכים על היומן המשותף

לאחר ההגדרה, בקשו מאחד המקבלים לוודא שהגישה מתאימה לצורך שלו. עדיף לבצע את הבדיקה עם אירוע לדוגמה שאין בו מידע רגיש.

• בחרתם ביומן הנכון, והכתובות ברשימת השיתוף שייכות לאנשים שהתכוונתם להזמין.
• המקבלים פתחו את ההזמנה והוסיפו את היומן.
• אדם שצריך לתאם מועדים רואה את הזמינות הדרושה לו.
• אדם שאמור לערוך הצליח לשנות אירוע לדוגמה.
• בדקתם כיצד אירוע פרטי נראה אצל אדם בעל הרשאה מוגבלת.
• עברתם על השיתוף הציבורי והארגוני והשארתם רק גישה שאתם צריכים.

קבעו גם מי אחראי לעדכן את רשימת המשתתפים כאשר עובד עוזב, ספק מסיים עבודה או פרויקט נסגר. כך תהיה כתובת ברורה להסרת גישה ולתיקון הרשאות בהמשך.