גוגל סליידס: איך בונים מצגת משותפת בענן, צעד אחר צעד

איך בונים מצגת בגוגל סליידס בחמישה צעדים

גוגל סליידס הוא כלי המצגות של גוגל. הוא רץ בדפדפן, והקבצים נשמרים ב־Google Drive. לא צריך להתקין תוכנה, וכמה אנשים יכולים לעבוד על אותה מצגת באותו זמן. צריך רק חשבון גוגל.

1. פתיחה: נכנסים ל־slides.google.com ולוחצים על New תחת "Start a new presentation". קיצור דרך: הכתובת slides.google.com/create פותחת מצגת ריקה ישירות.
2. עיצוב: בוחרים תבנית מוכנה או ערכת עיצוב (Theme) שקובעת צבעים, גופנים ורקעים לכל השקפים.
3. תוכן: מוסיפים שקפים, כותרות וטקסט, ובוחרים פריסה (Layout) לכל שקף.
4. תמונות: מכניסים תמונות מהמחשב, מ־Drive, מחיפוש או מקישור.
5. שיתוף: לוחצים על Share, מוסיפים את כתובות המייל של חברי הצוות ובוחרים לכל אחד הרשאה.

המצגת נשמרת אוטומטית תוך כדי עבודה, ולכן אין כפתור "שמירה". בהמשך מפורט כל אחד מהשלבים. שמות התפריטים מופיעים כאן באנגלית. בממשק בעברית הם מתורגמים, אבל נמצאים באותו מקום.

בחירת תבנית וערכת עיצוב

תבנית (Template) היא, לפי הגדרת גוגל, אוסף שקפים מעוצב מראש שכולל ערכת עיצוב, פריסות, רקעים, גופנים, צבעים ותוכן לדוגמה. ערכת עיצוב (Theme) קובעת רק את המראה: צבעים, גופנים ורקע. אם אתם מתחילים מאפס, תבנית חוסכת זמן. אם כבר יש לכם תוכן, מספיקה ערכת עיצוב.

שימוש בתבנית

1. בתוך המצגת לוחצים על Templates בחלק העליון של המסך.
2. בוחרים תבנית מהחלונית שנפתחת.
3. מוסיפים שקפים בודדים מהתבנית, או את כל השקפים שלה עם Insert all slides.

החלפת ערכת עיצוב

1. פותחים את התפריט Slide ובוחרים Change theme.
2. בוחרים ערכה בחלונית שבצד. השינוי חל על כל השקפים.
3. כדי להשתמש בעיצוב של מצגת אחרת, למשל מצגת החברה, לוחצים על Import theme בתחתית החלונית ובוחרים את המצגת. אפשר לייבא ערכה ממצגת של גוגל סליידס או מקובץ PowerPoint.

רקע ופריסה

לשינוי רקע בוחרים Slide ואז Change background. בוחרים צבע או תמונה, ואז Done לשקף אחד או Add to theme לכל השקפים. לשינוי פריסה של שקף בודד, למשל כותרת עם שתי עמודות, מסמנים את השקף ולוחצים על Layout.

כדי לשנות את צבעי הערכה עצמה בוחרים Slide, אחר כך Edit theme ואז Colors, ומגדירים כל צבע מתוך רשימה מוכנה או לפי קוד צבע (Hex). בצוות שמכין מצגות באופן קבוע כדאי להגדיר את צבעי המותג כאן פעם אחת, ולא לתקן כל שקף בנפרד.

הוספת תמונות למצגת

תמונות מוסיפים מהתפריט Insert ואז Image. גוגל סליידס מציע חמישה מקורות:

כדי להחליף תמונה בלי לאבד את המיקום והגודל שלה, לוחצים עליה בלחצן הימני ובוחרים Replace image. בגוגל סליידס אפשר גם לגרור תמונה חדשה אל התמונה הקיימת.

לפי העזרה של גוגל, תמונת רקע צריכה להיות בפורמט gif,‏ jpg או png ובגודל של פחות מ־50MB. גם בתיעוד המפתחים של גוגל מופיעה אותה מגבלה של 50MB לתמונות בשקף, עם תקרה של 25 מגה־פיקסל ופורמטים PNG,‏ JPEG או GIF. תמונה מהטלפון שחורגת מהמגבלות תעלה בקלות רבה יותר אחרי הקטנה.

טיפ לעבודה בצוות: שמרו את התמונות של המותג בתיקייה משותפת ב־Drive. כך כל מי שעובד על המצגת שולף אותן מאותו מקור דרך Drive & Photos, ואף אחד לא מוסיף גרסה ישנה של הלוגו.

שיתוף המצגת עם הצוות והרשאות

לחיצה על Share בפינה העליונה פותחת את חלון השיתוף. מוסיפים כתובות מייל, ולכל אדם בוחרים הרשאה:

גישה כללית

בחלק "General access" בוחרים מי יכול לפתוח את הקובץ: Restricted (רק מי שקיבל הרשאה) או Anyone with the link (כל מי שיש לו את הקישור, גם בלי להתחבר). במצגות פנימיות עדיף להשאיר Restricted, כי קישור פתוח מגיע בקלות לאנשים שלא תכננתם.

לפי העזרה של גוגל, אפשר לשתף קובץ עם עד 600 כתובות מייל, ומצגת יכולה להיות פתוחה לעריכה בעד 100 לשוניות או מכשירים בו־זמנית. בחשבונות עבודה או לימודים, מנהל המערכת יכול לחסום שיתוף מחוץ לארגון. אם השיתוף נכשל, כדאי לבדוק קודם את זה.

הבעלים של הקובץ קובעים גם אם מי שיש לו הרשאת צפייה או הערות יוכל להוריד, להדפיס ולהעתיק. ההגדרה נמצאת ב־Share ואז Settings. זה שימושי כששולחים הצעת מחיר או מצגת עם נתונים פנימיים.

עבודה משותפת: הערות, משימות והיסטוריית גרסאות

הערות ומשימות

1. מסמנים טקסט, תמונה או צורה בשקף.
2. לוחצים על Add comment בסרגל הכלים וכותבים את ההערה.
3. כדי להפוך הערה למשימה, מקלידים @ ואחריו כתובת המייל של חבר הצוות, ומסמנים את התיבה "Assign to".
4. לוחצים Assign. האדם יקבל הודעה במייל.
5. כשהטיפול בהערה הסתיים, לוחצים Resolve. אם צריך, אפשר לפתוח אותה שוב עם Re-open.

נניח שמעצבת ומנהל שיווק עובדים על מצגת ללקוח. המנהל משאיר הערה על שקף 4 ומשייך אותה למעצבת. היא מקבלת מייל, מתקנת וסוגרת את ההערה, ואף אחד לא צריך לשלוח צילומי מסך בוואטסאפ.

היסטוריית גרסאות

כשכמה אנשים עורכים יחד, מישהו עלול למחוק שקף בטעות. כדי לראות מי שינה מה ומתי, לוחצים על Last edit (העריכה האחרונה) בחלק העליון של המסך. בחלונית שנפתחת אפשר:

• לשחזר גרסה קודמת עם "Restore this version".
• לתת שם לגרסה, למשל "נשלח ללקוח 1.10", כדי למצוא אותה בקלות.
• ליצור עותק של גרסה ישנה דרך More ואז Make a copy, בלי לגעת במצגת הנוכחית.

רק מי שיש לו הרשאת עריכה יכול לראות את היסטוריית הגרסאות.

גוגל סליידס מול PowerPoint: מתי כל אחד מתאים

גוגל סליידס מתאים כשכמה אנשים עובדים על אותה מצגת, כשהצוות כבר עובד ב־Google Drive וכשרוצים לשתף קישור במקום לשלוח קבצים במייל. PowerPoint נוח יותר כשהארגון עובד בסביבת Microsoft ורוב הקבצים שמגיעים אליכם הם בפורמט Office.

אפשר לעבוד גם בין שתי התוכנות. קובץ pptx אפשר לפתוח ולערוך בגוגל סליידס או להמיר לפורמט של גוגל, ומצגת של גוגל סליידס אפשר להוריד כקובץ PowerPoint. לפי העזרה של גוגל, תרשימים וסרטונים שמוטמעים בקובץ PowerPoint הופכים לתמונות בהמרה, ולכן אחרי המרה כדאי לעבור על כל השקפים.

לגבי נפח: לפי העזרה של Google Drive, מצגת שמומרת לפורמט של גוגל סליידס יכולה להגיע עד 100MB. מצגת עמוסה בתמונות כבדות מגיעה למגבלה הזו מהר, ולכן עדיף להקטין תמונות לפני ההעלאה.

טעויות נפוצות במצגת משותפת ואיך להימנע מהן

• קישור פתוח לכולם במצגת פנימית. "Anyone with the link" נוח, אבל הקישור יכול להגיע הלאה. השאירו Restricted ותנו הרשאות לפי כתובות מייל.
• הרשאת עריכה לכל משתתף. מי שצריך רק לאשר מקבל Commenter. כך ההערות נשמרות והשקפים לא משתנים בלי בקרה.
• עיצוב ידני בכל שקף. שינוי גופן או צבע בשקף אחד לא מתעדכן בשאר השקפים. את הצבעים הקבועים מגדירים דרך Edit theme.
• עבודה על עותקים נפרדים. "הורדתי, תיקנתי ושלחתי לך" יוצר כמה גרסאות סותרות. עובדים על קובץ אחד ונותנים שמות לגרסאות חשובות.
• תמונות מהרשת בלי בדיקת זכויות. תמונה שנמצאה בחיפוש אינה בהכרח מותרת לשימוש מסחרי. במצגת ללקוח או לפרסום השתמשו בתמונות שלכם או מספריות עם רישיון מתאים.
• תמונות כבדות מהטלפון. הקטינו אותן לפני ההעלאה כדי שהמצגת תיפתח מהר אצל כל המשתתפים.

רשימת בדיקה קצרה לפני שליחה: הרשאות נכונות לכל משתתף, כל ההערות סגורות, גרסה עם שם כמו "נשלח ללקוח", ומעבר על המצגת במצב הצגה (Slideshow) כדי לוודא שהטקסט לא חורג מהשקפים.

שאלות נפוצות

האם גוגל סליידס חינמי?

לשימוש אישי מספיק חשבון גוגל רגיל. כל חשבון מקבל עד 15GB אחסון משותפים ל־Gmail, ל־Drive ול־Google Photos, ומצגות שנוצרו או נערכו אחרי 1 ביוני 2021 נספרות במכסה הזו.

איך מוסיפים מישהו למצגת רק לצפייה?

לוחצים על Share, מוסיפים את כתובת המייל ובוחרים Viewer. האדם יוכל לצפות במצגת, אבל לא לערוך אותה ולא להגיב.

אפשר לפתוח קובץ PowerPoint בגוגל סליידס?

כן. אפשר לפתוח קובץ pptx ולערוך אותו, או להמיר אותו לפורמט של גוגל סליידס. תרשימים וסרטונים מוטמעים יהפכו לתמונות, אז אחרי ההמרה בדקו גופנים ופריסות.

איך משחזרים שקף שמישהו מחק?

פותחים את היסטוריית הגרסאות דרך Last edit, בוחרים גרסה מלפני המחיקה ולוחצים Restore this version. אפשר גם ליצור עותק של הגרסה הישנה ולהעתיק ממנו רק את השקף.

כמה אנשים יכולים לערוך מצגת בו־זמנית?

לפי העזרה של גוגל, אפשר לשתף קובץ עם עד 600 כתובות מייל, ומצגת יכולה להיות פתוחה לעריכה בעד 100 לשוניות או מכשירים בו־זמנית.